○身延町電磁的記録管理要綱
| (平成16年9月13日訓令第12号) |
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(趣旨)
第1条 この訓令は、身延町文書管理規程(平成16年身延町訓令第10号。以下「文書管理規程」という。)に定めるもののほか、電磁的記録の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(電磁的記録の管理)
第2条 文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)は、電磁的記録の保管及び保存に当たって、き損、滅失、改ざん、漏えい等が生じないよう必要な措置を講じるものとする。
2 管理責任者は、組織的に用いる電磁的記録とそれ以外のものとは区分する、又は区分できるようにするものとする。
3 電子文書交換システムにより送受信した電磁的記録は、他の電磁的記録とは区分して保存するものとする。
(管理責任者の職務)
第3条 管理責任者は、次の業務を行う。
(1) 電磁的記録の作成及び取得に関すること。
(2) 電磁的記録の保管に関すること。
(3) 電磁的記録の保存に関すること。
(4) 電磁的記録の廃棄に関すること。
(5) その他電磁的記録の管理に関し必要なこと。
(電磁的記録の保管等)
第4条 電磁的記録は、適切な場所に保管し、その効率的な利用を図るものとする。
2 電磁的記録の保存年限は、文書管理規程における保存年限を参考とし、管理責任者が総務課長と協議して定めるものとする。ただし、法令等に特段の定めのあるものは、この限りでない。
3 保存年限を経過した電磁的記録は、管理責任者が廃棄するものとする。
(電磁的記録管理目録)
第5条 管理責任者は、電磁的記録管理目録(別記様式)を作成し、保管するものとする。
2 電磁的記録管理目録は、組織的に用いる電磁的記録を作成し、取得したときに記入することとし、その写しを総務課に送付するものとする。また、電磁的記録の廃棄等その内容に変更があったときも、同様とする。
(秘密の保護)
第6条 秘密の保全を要する電磁的記録は、機密保護に十分注意し、適正な管理を行うものとする。
(電磁的記録の持出しの禁止)
第7条 電磁的記録は、原則として課外へ持ち出してはならないものとする。ただし、管理責任者が必要と認めた場合は、この限りでない。
(その他)
第8条 この訓令に定めるもののほか、電磁的記録の管理に当たって必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
この訓令は、平成16年9月13日から施行する。
附 則(平成18年3月20日訓令第1号)
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この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
別記様式(第5条関係)
電磁的記録管理目録