身延町電子文書送受信等取扱要綱

○身延町電子文書送受信等取扱要綱

(平成16年9月13日訓令第13号)

第1条　この訓令は、身延町文書管理規程(平成16年身延町訓令第10号)に定めるもののほか、国又は地方公共団体間等における電子文書の送受信等に関し必要な事項を定めるものとする。

第2条　この訓令において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　電磁的記録　電気的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。

(2)　電子文書交換システム　総合行政ネットワーク(LGWAN)における電子文書交換を行う仕組みをいう。

(3)　文書管理システム　電磁的記録の収受、保存、決裁処理等一連の文書事務の処理を電子的に行うことができる仕組みをいう。

(4)　情報システム　業務系の電子計算機(業務系におけるネットワーク、ハードウエア及びソフトウエア)及び記録媒体で構成され、処理を行う仕組みをいう。

(5)　電子署名　電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条に定める電子署名をいう。

(6)　電子認証　通信の相手が本人かどうか、通信内容に改ざんがないか、文書が正当であるかどうかを保証するための本人確認認証機能、メッセージ認証機能及び電子署名認証機能の総称をいう。

(7)　電子証明書　公開鍵暗号方式による電子認証のための証明書をいう。

第3条　真正性及び原本性を厳密に確保すべき電磁的記録を送受信する場合は、地方公共団体組織認証基盤等の信頼できる電子認証機関による電子認証を行う。

2　電子認証には、電子署名及び電子証明書を用いる。

第4条　電気通信回線による電磁的記録の送受信は次の区分により行う。ただし、総務課長が適切と認めたものについては、この限りでない。

(1)　国又は他の地方公共団体間との公文書の送受信に係るもの　電子文書交換システム

(2)　前号以外のもの　電子メール

(秘密鍵記録媒体の保管)

第5条　電子文書交換システムにおいて用いる秘密鍵記録媒体(IDカード)は、総務課長が保管する。

第6条　受信した電子文書はその受信形態に応じて、次により処理する。

(1)　電子文書交換システムにより受信された電磁的記録は、原則として総務課において所定の秘密鍵記録媒体を用いて収受し、当該システムにおいて定められた開封、受領確認(否認)等の作業を行い、その後所定の手続を行い、プリントアウトした文書での形態又は電磁的記録の形態により所管課に送付するものとする。

(2)　電子メールにより受信された電磁的記録は、宛先に指定された者が電子的に収受しその後所定の手続により処理する。

(電磁的記録の信頼性)

第7条　電子文書交換システムにより送受信された電磁的記録等、第3条に定める適切な電子認証を経た電磁的記録は、その真正性及び原本性が確保されたものとみなす。

(記号及び番号等)

第8条　電磁的記録に付す記号及び番号、書式等は、電子文書交換システム等で定められたものがある場合は、その様式等を使用する。

第9条　電気通信回線により送信された電磁的記録の収受日は、他の法令等に特段の定めがある場合を除き、原則として受信側がアクセスできるシステムに入った日とする。ただし、正規の勤務時間外に送信されたもので軽易なものについては、翌勤務日に収受することとして差し支えない。

(受信状況の確認)

第10条　総務課担当者は、定期的に電子文書交換システムによる受信状況を確認しなければならない。

(文書管理システムによる処理)

第11条　電磁的記録の収受及び閲覧、起案、回議書作成、合議等は、決裁権限等が適切に管理された文書管理システムを用いて行うことができる。

(公印の押印)

第12条　電子文書交換システムを利用した電磁的記録の送信及びその真正性並びに原本性を確保すべき電磁的記録を電気通信回線により送信する場合は、適正に登録し、管理された電子署名を付すことで公印の押印に代えることができる。

第13条　電気通信回線により発信する電磁的記録の起案に当たっては、起案用紙を用いる場合は「電子文書交換システム施行」又は「電子メール施行」等と表示する等電子的に送受信を行うものであることを明示する。

第14条　電子文書交換システムによる電磁的記録の送信は、次に掲げるところにより、原則として総務課担当者が、所定の秘密鍵記録媒体を用いて電子署名の埋込み及び電子証明書の添付等、当該システムにおいて定められた処理を行った後、電子的に行う。なお、あらかじめ設定された文書型定義の要素以外の「別添」、「参考資料」等については、添付ファイルとして送信する。

(1)　所管課担当者は、決裁文書を総務課長又は総務課担当者へ提出する。

(2)　総務課担当者は、当該文書が決裁済であることを確認した後、電子文書を送信する。

第15条　電気通信回線により送信する電磁的記録の施行日(発信日)は、実際に当該電磁的記録を発信した日とする。

(電磁的記録の保存管理)

第16条　送受信された電磁的記録は、身延町電磁的記録管理要綱(平成16年身延町訓令第12号)及び身延町情報セキュリティポリシーの規定により適切に管理する。なお、保存に当たっては、原本であるか写しであるかを明確にしておかなければならない。

第17条　この訓令に定めのない事項については、総務課長が別に定める。

この訓令は、平成16年9月13日から施行する。