身延町個人情報管理取扱規程

○身延町個人情報管理取扱規程

(令和6年2月16日訓令第1号)

第1章　総則(第1条－第3条)

第2章　管理体制(第4条－第7条)

第3章　教育研修(第8条)

第4章　職員の責務(第9条)

第5章　保有個人情報の取扱い(第10条－第17条)

第6章　情報システムにおける安全の確保等(第18条－第31条)

第7章　情報システム室等の安全管理(第32条・第33条)

第8章　保有個人情報の提供(第34条)

第9章　個人情報の取扱いの委託(第35条)

第10章　サイバーセキュリティの確保(第36条)

第11章　安全管理上の問題への対応(第37条－第39条)

第12章　監査及び点検の実施(第40条－第42条)

第13章　補則(第43条)

附則

第1章　総則

第1条　この訓令は、町が保有する個人情報について、その適切な管理に関する事項を定めることにより、町の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

第2条　町が保有する個人情報(以下「保有個人情報」という。)及び個人情報ファイルの取扱いは、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、身延町個人情報保護法施行条例(令和4年身延町条例第13号)及びこの訓令の定めるところによる。

第3条　この訓令における用語の意義は、法及び個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)において使用する用語の例による。

第2章　管理体制

(総括保護管理者)

第4条　町長は、保有個人情報の管理に関する事務を総括させるため、総括保護管理者を置く。

2　総括保護管理者は、総務課長をもって充てる。

(保護管理者及び保護担当者)

第5条　町長は、保有個人情報を取り扱う課等に保護管理者を置く。

2　保護管理者は、課長等をもって充てる。

3　保護管理者は、当該課等における保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。この場合において、保有個人情報を情報システムで取り扱うときは、保護管理者は、身延町情報セキュリティポリシーにおいて定める情報システム管理者と連携してその任に当たる。

4　保護管理者は、保護管理者を補佐し、課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当させるため、保護担当者を指名する。

(監査責任者)

第6条　町長は、保有個人情報の管理の状況について監査をさせるため、監査責任者を置く。

2　監査責任者は、企画政策課長をもって充てる。

第7条　総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催するものとする。

第3章　教育研修

第8条　総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

2　総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。

3　総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、課等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施するものとする。

4　保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等必要な措置を講ずるものとする。

第4章　職員の責務

(職員の責務)

第9条　職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

2　総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者は、保有個人情報がこの訓令の規定に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

第5章　保有個人情報の取扱い

(アクセス制限)

第10条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲及び権限の内容を、当該職員が業務を行う上で最小限の範囲に限るものとする。

2　アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。

3　職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。

(複製等の制限)

第11条　保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定するものとする。

(1)　保有個人情報の複製

(2)　保有個人情報の送信

(3)　保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し

(4)　前3号に掲げるもののほか、保有個人情報の適正な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

第12条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正しなければならない。

(媒体の管理等)

第13条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報又は個人情報ファイルを取り扱う機器、電子媒体、書類等(以下「保有個人情報が記録されている媒体」という。)を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等に保管、施錠等を行わなければならない。

2　職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合においては、原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(誤送信等の防止)

第14条　職員は、保有個人情報が記録されている媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の職員の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等必要な措置を講ずるものとする。

第15条　職員は、保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体を廃棄しなければならない。

2　前項の保有個人情報が記録されている媒体の消去又は廃棄の作業を委託する場合は、委託先が確実に消去又は廃棄したことについて写真を添付した証明書を提出させる等により確認するものとする。

(取扱状況の記録)

第16条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。

(外的環境の把握)

第17条　保有個人情報が、外国において取り扱われる場合においては、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

第6章　情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制御)

第18条　保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第29条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

2　保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備するとともに、パスワード等の読取防止等を行うため必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第19条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下この条において「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するため必要な措置を講ずるものとする。

2　保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のため必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第20条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第21条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第22条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第23条　職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。

2　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、消去等の実施状況を随時、重点的に確認するものとする。

第24条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

2　職員は、前項の規程を踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第25条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システムと端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第26条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第27条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

2　職員は、保護管理者が必要と認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第28条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第29条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第30条　保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散管理するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第31条　保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

第7章　情報システム室等の安全管理

第32条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下この章において「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設ける場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

2　保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。

3　保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、パスワードの管理に関する定めを整備し、及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム室等の管理)

第33条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

2　保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。

第8章　保有個人情報の提供

(保有個人情報の提供)

第34条　保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。

2　保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。

3　保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第70条の規定に基づき、前2号に規定する措置を講ずるものとする。

4　保有個人情報を提供する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、保有個人情報の秘匿性等その内容を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号に置き換える等の措置を講ずるものとする。

第9章　個人情報の取扱いの委託

(業務の委託等)

第35条　保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る事務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。この場合において、保有個人情報の取扱いに係る事務を委託しようとする課等は、委託契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

(1)　個人情報に関する秘密保持に関する事項

(2)　利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務に関する事項

(3)　再委託(再委託先が委託先の子会社である場合も含む。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(4)　個人情報の複写及び複製の禁止に関する事項

(5)　個人情報の安全管理措置に関する事項

(6)　個人情報の漏えい等の発生時における対応に関する事項

(7)　委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

(8)　法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

(9)　契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項

2　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。

3　保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。

4　委託先において、保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施するものとする。保有個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

5　保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。

6　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、漏えい等の被害発生のリスクを低減する観点から、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。

第10章　サイバーセキュリティの確保

(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)

第36条　個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に基づくサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考とし、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。

第11章　安全管理上の問題への対応

(事案の報告及び再発防止措置)

第37条　保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合は、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。

2　前項の報告を受けた保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行うものとする。

3　前項に規定する場合において、保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。

4　前項の報告を受けた総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告しなければならない。

5　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している課等に再発防止措置を共有するものとする。

(法に基づく報告及び通知)

第38条　総括保護管理者は、漏えい等が発生した場合であって法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前各項と並行して速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。

第39条　総括保護管理者は、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。

2　総括保護管理者は、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告を要しない場合であっても、国民の不安を招きかねない事案として次に掲げる事項に該当するときは、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に情報提供を行うものとする。

(1)　前項に規定する公表を行う漏えい等が発生したとき。

(2)　個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき。

(3)　委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項等に対する違反があったとき。

(4)　その他国民の不安を招きかねない事案と認められるとき。

第12章　監査及び点検の実施

第40条　監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、第2章から前章までに規定する措置の状況を含む町における保有個人情報の管理の状況について、定期に、及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下この章において同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

第41条　保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じて随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第42条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

第13章　補則

第43条　この訓令に定めるもののほか、この訓令の実施のための手続その他必要な事項は、町長が別に定める。

この訓令は、公布の日から施行する。