○身延町情報公開事務取扱要綱
| (平成16年9月13日訓令第16号) |
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目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 公文書の開示等(第3条－第29条)
第3章 審査請求に係る事務(第30条－第36条)
第4章 実施状況の公表(第37条)
第5章 雑則(第38条・第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、身延町情報公開条例(平成16年身延町条例第11号。以下「条例」という。)に定める情報の公開に係る事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(情報公開窓口等の設置)
第2条 総務課に情報公開総合窓口(以下「窓口」という。)を設置する。
2 窓口で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 情報の公開についての相談に関すること。
(2) 開示請求書の収受に関すること。
(3) 情報の公開の実施に関すること。
(4) 審査請求書の収受に関すること。
3 開示請求のあった情報に係る事務を所掌する課等(以下「主務課」という。)で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 開示請求書の受理に関すること。
(2) 開示請求のあった情報に係る開示又は非開示の決定に関すること。
(3) 審査請求の受理に関すること。
(4) 情報公開審査会への諮問に関すること。
(5) 審査請求に対する裁決に関すること。
第2章 公文書の開示等
(相談及び案内)
第3条 情報公開に関する相談は、窓口で対応する。
2 窓口職員は、情報公開に関する相談があったときは、その内容が公文書の開示請求に係るものかどうかを判断するため、その情報の内容を相談者から十分に聴取するものとする。
3 窓口職員は、相談について適切な対応をするため、必要に応じて当該相談の内容に関係すると思われる課室等に電話等でその内容を確認し、又は当該課室等の職員に立会いを求めるものとする。
4 窓口職員は、相談の内容が公文書の開示請求に該当しない場合には、その旨を開示請求者に対し説明するとともに、必要に応じて当該相談の内容に関係する課室等と連絡調整等を行い適切な対応に努めるものとする。
5 窓口職員は、条例第13条に該当する公文書については、公文書の開示請求に係る公文書に該当しない旨を相談者に説明するとともに、当該公文書を保有している課室等に案内するなど適切な対応に努めるものとする。
[条例第13条]
(開示請求の受付等)
第4条 開示請求書の受付は、次の各号に掲げる事項について確認等した後に行うものとする。
(1) 開示請求者が、条例第3条第1項に規定する公文書の開示請求することができる者(以下「請求権者」という。)であることの確認
[条例第3条第1項]
(2) 開示請求に係る公文書の特定
(3) 公文書を保有している課室等(以下「担当課」という。)の特定
(4) 開示請求に係る公文書が、条例第2条第2項に定める公文書に該当することの確認
[条例第2条第2項]
(5) 開示請求書の記載事項の確認
第5条 前条第1号の確認は、開示請求書の記載事項を書面上で審査することにより行い、証明書類の提出は求めないものとする。
2 開示請求者が、請求権者からの委任を受けた者であるときは、代理関係を明らかにする委任状を提出しなければならない。
3 未成年者からの開示請求は、中学校卒業者であれば単独でも請求権者として取り扱うものとする。
4 利害関係者から開示請求があった場合には、利害関係の内容及び開示請求に係る公文書との関連について、十分に審査し、確認するものとする。
第6条 第4条第2号及び第3号の特定は、次の各号により行うものとする。
(1) 窓口職員は、総務課に備付けの情報目録等の検索資料により、公文書の特定を行うものとする。
(2) 窓口職員は、検索資料により公文書の特定ができないときは、開示請求の内容に関係する課室等へ照会するものとする。この場合、当該課室等の職員は、必要に応じて、開示請求者から開示請求の内容について聴取し、当該公文書の特定を行うものとする。
(3) 開示請求に係る公文書が、複数の課室等に存在するときは、当該公文書の内容についての事務を主として所掌する課室等をもって担当課とする。
(4) 開示請求の内容が複数の課室等に関係し、担当課及び公文書の特定ができないときは、後日関係する課室等で協議し、担当課を決定し、公文書の特定を行うものとする。
(5) 担当課において即時に公文書の特定ができないときは、後日担当課で判断し、公文書の特定を行うものとし、窓口職員は、その旨を開示請求者に説明するとともに、開示請求しようとする公文書の内容を具体的に聴取するものとする。
第7条 第4条第5号の確認は、次の各号によるものとする。
[第4条第5号]
(1) 「開示請求者の住所、氏名、電話番号」欄
ア 請求権者であることの確認、決定通知書等の送付先の特定及び連絡調整のため、正確に記載してあること。
イ 開示請求者が法人その他の団体であるときは、連絡先の担当者の氏名等が付記されていること。
ウ 本人の署名があれば、押印の必要はないものとする。
エ 代理人による請求の場合は、当該代理人の住所、氏名、電話番号が併記された委任状が添付されていること。
(2) 「公文書の名称又は内容」欄
ア 公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
(3) 「開示請求者の区分」欄
ア 開示請求者がいずれの請求権者の項目に該当するのか明らかになるよう○印が付けられていること。
イ 開示請求者が町内の事務所等に勤務する者又は町内の学校に在学する者については、その勤務先又は学校の名称が記載されていること。
ウ 開示請求者が利害関係者のときは、利害関係の内容及び開示請求に係る公文書との関連について明確かつ具体的に記載されていること。
(4) 「開示の実施の方法」欄
ア 希望する項目の番号が、○印で囲まれていること。
2 窓口職員は、開示請求書の開示請求者記入欄に空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、開示請求者に対してその箇所を訂正し、又は補筆するよう求めるものとする。
第8条 窓口職員は、開示請求書に記載された事項について、必要な要件を全て具備されていることを確認した後に、当該開示請求書の備考欄に受付年月日、実施機関名及び担当課名を記入し、受付印を押印して受け付けるものとする。
2 窓口職員は、受け付けした開示請求書の写しを、1部開示請求者に交付するものとする。
第9条 窓口職員は、開示請求書を受け付けたときは、次の各号に掲げることを、開示請求者に説明しなければならない。
(1) 開示請求書を受理した日から起算して14日以内に開示又は非開示(部分開示を含む。以下「非開示等」という。)の決定を行うこととし、当該決定については、開示決定通知書、部分開示決定通知書又は非開示決定通知書(以下「決定通知書等」という。)により開示請求者に通知すること。
(2) やむを得ない理由により、開示請求書を受理した日から起算して14日以内に開示又は非開示等の決定ができないときは、その決定期間を60日まで延長することができ、この場合には、決定期間延長通知書により開示請求者に通知すること。
(3) 開示する旨の決定(部分開示する旨の決定を含む。)をした場合における開示の日時及び場所等は、開示決定通知書又は部分開示決定通知書で示すこと。
(4) 公文書の写しの交付等に要する費用は、実費負担が必要であること。
第10条 窓口職員は、開示請求書の受け付けをしたときは、その写しを保管するとともに、速やかに当該開示請求書を担当課へ送付するものとする。
2 窓口職員は、公文書の開示請求の受け付け及びその後の経過等について、処理簿等を作成し、処理経過等が把握できるようにしておかなければならない。
(開示請求書の受理)
第11条 担当課は、開示請求書の送付を受けたときは、速やかに当該開示請求書に記載された事項を確認し、不備がないときはこれを受理するものとする。
2 条例第10条第1項に規定する開示請求書を受理した日は、総務課において開示請求書を受け付けた日とする。
(開示又は非開示等の審査等)
第12条 担当課は、請求に係る公文書についての開示又は非開示等の決定をする際には、当該公文書に記載されている内容が、条例第5条各号に該当するか否かを十分に確認し、審査しなければならない。
[条例第5条各号]
2 担当課は、開示請求に係る公文書の内容が他の課室等に関わりのあるときは、当該課室等と十分に協議するものとする。
(開示又は非開示等の決定)
第13条 開示又は非開示等の決定は、条例第10条第1項の規定により、当該開示請求書を受理した日から14日以内にしなければならない。
2 開示又は非開示等の決定の決裁は、担当課の長の専決事項とする。ただし、特に重要な事項については、あらかじめ総務課長と協議するものとする。
3 担当課は、非開示等の決定を行うときは、当該決定について、審査請求及び訴訟の提起等も含めて慎重かつ十分な検討を行い、その決定に関する理由を明確にしておかなければならない。
4 担当課は、開示又は非開示等の決定について、決裁を受けようとするときは、必要に応じて次の各号に掲げる書類を添付するものとする。
(1) 開示請求書
(2) 決定通知書等の案
(3) 第三者情報に係る意見聴取の記録
(4) 請求に係る公文書の写し(ただし、多量又は全部公開をする場合は、省略することができる。)
(5) その他決定をするために必要とする書類
(第三者からの意見聴取)
第14条 担当課は、開示請求に係る公文書に開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合は、当該第三者の意見を聴くものとする。ただし、当該第三者に関する情報が、条例第5条各号のいずれかに該当することが客観的に明らかであるときは、意見を聴かないことができる。
[条例第5条各号]
2 第三者からの意見聴取の内容は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 国、県及び市町村等に関する情報が記録されている公文書については、協力関係又は信頼関係に対する著しい影響の有無及びその理由並びに事務又は事業の円滑な実施に対する著しい支障の有無及びその理由
(2) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)が記録されている公文書のうち、条例第5条第2号ただし書に該当するものについては、プライバシー侵害の有無及びその理由
[条例第5条第2号]
(3) 法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。)に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報が記録されている公文書については、利益侵害の有無及びその理由
3 第三者からの意見聴取の方法は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 意見聴取は、意見照会書(身延町情報公開条例施行規則(平成16年身延町規則第13号。以下「規則」という。)様式第7号)又は口頭により行うものとする。
(2) 意見聴取に対する回答は、開示決定等に係る意見書(規則様式第7号別紙)又は口頭により行うものとし、必要に応じて開示又は非開示等の判断に必要な資料等を求めることができる。
(3) 開示又は非開示等の決定を速やかに行うため、おおむね1週間以内に回答されるよう第三者に協力を求めるものとする。
(4) 1件の公文書に多数の第三者情報が記録されているときは、必要な範囲で意見聴取を行うものとする。
(5) 第三者から口頭により意見を聴取したときは、当該第三者の住所及び氏名、聴取の年月日及び時間、聴取内容、当該第三者の意見その他必要な事項を詳細に記録した録取書を作成しておかなければならない。
(決定通知書等)
第15条 決定通知書等は、原則として1件の公文書につき、1通を作成するものとする。ただし、1枚の開示請求書に複数の公文書の件名が記載されている場合で、開示又は非開示等の決定が同一なものについては、1枚の決定通知書にまとめて記載し、作成ができるものとする。
2 決定通知書等の記載は、次の各号によるものとする。
(1) 「年月日」の欄
ア 年月日は、開示又は非開示等の決定を行った日(決裁日)とする。
(2) 「公文書の名称」欄
ア 当該公文書の名称は、正確に記載しなければならない。
(3) 「開示実施費用の額」欄
ア 公文書の写しの交付等に要する費用を記載する。
(4) 「公文書の開示をする日時及び場所」欄
ア 開示の日時は、通常業務時間内において、あらかじめ担当課が請求者と十分調整を行った日時を指定すること。
イ 開示の場所は、原則として窓口とする。ただし、開示又は部分開示に該当する公文書が多量な場合及びその他の理由で窓口での開示又は部分開示を行うことが困難な場合は、別の場所を指定することができる。
(5) 「開示の方法」欄
ア 閲覧又は写しの交付等開示の方法を記載すること。
(6) 「担当課等の名」欄
ア 担当課の名称、担当名及び連絡先の電話番号について記入すること。
(7) 「開示しない部分及びその理由」及び「非開示とする理由」欄
ア 該当する条例第5条の号番号及びその具体的な理由を記載すること。
[条例第5条]
イ 該当する条例第5条の号番号が複数に該当する場合は、各号ごとにその番号及び具体的な理由を記載すること。
[条例第5条]
ウ 部分開示を行う場合には、開示しない部分についての事項を記載すること。
(8) 「備考」欄
ア 非開示等の決定をした公文書が、期間の経過により開示することができ、かつ、その時期を明示することができるときは、その期日を記載する。ただし、当該期間は、おおむね1年以内とする。
第16条 担当課は、開示の日時及び場所を指定する場合は、あらかじめ窓口と協議し、日程調整等を行うものとする。
(決定通知書等の送付)
第17条 窓口は、担当課等の長が開示又は非開示等の決定をしたときは、速やかに当該開示請求者に通知しなければならない。なお、担当課等の長にその写しを送付するものとする。
2 公文書の開示又は非開示等の決定の通知は、当該開示請求者に決定通知書等を送付することにより行うものとする。
(開示の実施)
第18条 公文書の開示は、開示請求に係る公文書の写しを開示請求者に郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便によって発送(以下「郵送等」という。)するときを除き、開示決定通知書又は部分開示決定通知書であらかじめ指定した日時及び場所で実施する。
2 担当課は、開示請求者から事前に指定の日時の変更希望の連絡等があったときは、支障がない限りこれに応じるものとし、開示請求者及び窓口と調整のうえ開示の日時を変更し、決定するものとする。
3 前項の変更は、改めて開示請求者に開示決定通知書又は部分開示決定通知書を送付することは要しないものとする。ただし、担当課は、変更した事項について記録しておかなければならない。
第19条 担当課は、指定した開示の日時までに、該当する公文書を指定した開示の場所へ搬入しなければならない。
第20条 公文書の開示は、窓口において主務課等の職員の立会いにより、担当課が行う。
2 窓口職員は、事前に開示請求者から開示決定通知書又は部分開示決定通知書の提示を求め、通知内容を確認するものとする。
第21条 担当課の職員は、公文書の開示に際し、必要に応じて当該公文書の内容について開示請求者に可能な範囲で説明するものとする。
(公文書の閲覧)
第22条 公文書の閲覧は、担当課の職員が公文書の原本により行うものとする。ただし、次の各号に該当するときは、その写しにより行うものとする。
(1) 公文書の原本を閲覧に供することにより、当該公文書の保存に支障が生じるおそれがあるとき。
(2) 日常業務に使用している台帳等で、閲覧に供することで、業務に著しく支障が生じるとき。
(3) 公文書の部分開示をする場合において、必要と認めるとき。
(閲覧の中止等)
第23条 担当課の職員は、公文書の原本の閲覧の実施に際し、閲覧者が当該原本を汚損し、又は破損することがないよう注意を払い、閲覧者が当該原本を汚損し、若しくは破損したとき、又はそのおそれがあると認められるときは、公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
(部分公開の方法)
第24条 条例第6条に規定する部分開示は、開示請求の趣旨を十分考慮し、次の各号に掲げる方法により行うものとする。なお、担当課は、開示請求の趣旨を開示請求書の記載事項から判断するものとし、記載事項から判断できないときは、開示請求者に電話等により、当該開示請求の趣旨を確認し、又は部分開示を望むかどうかの確認を行うものとする。
[条例第6条]
(1) 開示部分と非開示部分とがページ単位で区分できるとき。
ア 非開示部分を取り外して、開示部分のみを公開する。
イ 袋とじのもの、用紙の裏表に記録されているもの等で取り外しができない場合は、非開示部分をクリップで止める等の方法により開示するものとする。
ウ 上記によることが困難な場合は、開示部分のみを複写したものを開示する。
(2) 開示部分と非開示部分とが同一ページにあるとき。
ア 非開示部分を覆って複写したものを開示する。
イ 当該ページを複写した上で、非開示部分を黒く塗りつぶし、それを再度複写して開示する。
2 担当課は、部分開示を行ったときは、その内容及び方法を明らかにしておかなければならない。
(写しの交付)
第25条 公文書の写しの交付部数は、開示請求1件につき1部とする。
2 公文書の写しの作成は、当該公文書の原本を乾式複写機で複写し、又は電子計算機で印刷したもの又は印画紙、フロッピィーディスクに複写したものにより行うものとする。
(費用負担)
第26条 公文書の写しの作成に要する費用(以下「複写料」という。)は、開示請求者の負担とする。
(複写料の額等)
第27条 複写料の額は、条例第14条別表額により徴収するものとし、窓口において納付書を作成の上、開示請求者に交付する。
2 開示請求者は、交付された納付書により、公文書の写しの交付を受ける前に、複写料を現金で会計課に納付しなければならない。
(郵送等による写しの交付)
第28条 担当課は、公文書の写しの交付を郵送等により希望している開示請求者(以下「郵送等希望請求者」という。)に、当該公文書の写しを郵送等により交付する場合の複写料は、郵送等希望請求者に納入通知書により納付させるものとする。
2 担当課は、郵送等希望請求者に、電話等により写しの作成する部分及び複写料について確認し、当該複写料に係る納入通知書の作成を窓口に依頼し、決定通知書等に当該納入通知書を添付して、郵送等希望請求者に送付するものとする。
3 郵送等希望請求者は、前項により送付を受けた納入通知書により、当該複写料を身延町指定金融機関、指定代理金融機関又は収納代理金融機関に納付し、当該納入通知書の領収書又はその写し(以下「領収書等」という。)を添付して、担当課に返送しなければならない。
4 担当課は、領収書等を確認し、適当であると認めたときは、速やかに、当該公文書の写しを郵送等希望請求者に送付しなければならない。その際、送付を受けた領収書等を、あわせて返送しなければならない。
(費用の負担)
第29条 公文書の写しの郵送等に要する費用は、郵送等希望請求者の負担とする。
2 郵送等希望請求者は、郵送等に要する費用の額に相当する郵便切手を、担当課に送付しなければならない。
第3章 審査請求に係る事務
(審査請求書の受付)
第30条 行政不服審査法(昭和37年法律第160号)に基づく審査請求は、窓口において収受するものとする。
2 窓口は、審査請求書の提出を受けたときは、次の各号に掲げる記載事項について確認し、受付印を押印して受け付けするものとする。
(1) 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所(審査請求人が、法人その他の社団又は財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人により審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所)
(2) 審査請求に係る処分
(3) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(4) 審査請求の趣旨及び理由
(5) 処分庁の教示の有無及び理由
(6) 審査請求の年月日
3 審査請求は、行政不服審査法第19条の規定により書面によることを要し、口頭による審査請求は認めない。
4 審査請求は、実施機関が規則等で定める審査請求書によるものとするが、他の用紙に第2項各号に掲げる所定の事項が記載されている場合は、その書類の提出を認めるものとする。
5 窓口は、審査請求書の受け付けたときは、その写しを1部保管し、直ちに当該審査請求書に係る処分の決定を行った課室等(以下「審査請求担当課」という。)に送付するものとする。
(審査請求書の審査・受理)
第31条 審査請求担当課は、審査請求書の送付を受けたときは、速やかに行政不服審査法に基づき、次の各号に掲げる事項について審査し、当該審査請求書が適法であることを確認したときは、次条により却下するときを除き、受理するものとする。
(1) 前条第2項各号に掲げる事項
(2) 審査請求の期間
(3) 審査請求人適格の有無
(審査請求の却下の裁決)
第32条 審査請求担当課は、審査請求が次の各号に掲げるいずれかに該当する場合は、当該審査請求について総務課長と協議の上、却下の裁決を行うものとする。
(1) 審査請求をすることができない事項について審査請求がされたとき。
(2) 審査請求資格のない者が審査請求をしたとき。
(3) 審査請求期間経過後に審査請求がされたとき。
(4) 審査請求の目的が消滅したとき。
(5) 補正命令に応じなかったとき。
(6) 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。
2 前項により却下の裁決をしたときは、窓口はその旨を審査請求人に通知するものとする。
(審査会への諮問)
第33条 審査請求担当課は、審査請求を受理したときは、遅滞なく、身延町情報公開審査会(以下「審査会」という。)に諮問の手続をとらなければならない。
2 審査会への諮問は、審査会諮問通知書(別記様式)に次の各号に掲げる書類の写しを添えて、行うものとする。
(1) 審査請求書
(2) 開示請求書
(3) 部分開示決定通知書、非開示決定通知書
(4) 審査請求に係る経過説明書
(5) 審査請求の対象となった公文書
(審査会の開催)
第34条 窓口は、審査請求担当課から審査会への諮問の手続が行われたときは、速やかに、審査会を開催しなければならない。
(審査会の意見聴取)
第35条 審査請求担当課は、審査会から意見若しくは説明を求められたとき又は資料の提出を求められたときは、これに応じなければならない。
(審査請求に対する裁決)
第36条 審査請求に対する裁決は、審査会からの答申を十分に尊重して行わなければならない。
2 審査請求担当課は、審査請求に対する裁決がなされたときは、裁決書を作成し、これを審査請求人に送付するものとする。
3 審査請求担当課は、審査請求に対する裁決により原処分を取り消し、当該公文書の全部又は一部を開示することとなったときは、次の各号に掲げる処理を行わなければならない。
(1) 開示の日時等の協議・調整
(2) 第三者に関する情報を全部又は一部開示することとなった場合は、その旨の当該第三者への通知
第4章 実施状況の公表
(実施状況の公表)
第37条 条例第25条による実施状況の公表は、町広報に登載し行うものとし、公表する事項は、次の各号に掲げるものとする。
[条例第25条]
(1) 開示請求及び申出の状況
(2) 開示の決定状況
(3) 審査請求の件数及び裁決状況
(4) その他必要な事項
第5章 雑則
(その他)
第38条 審査請求に関する通知書等の送付は、配達を証明することができる郵送等によるものとする。
第39条 この訓令に定めるもののほか、情報の公開に係る事務処理について必要な事項は、別に定める。
附 則
この訓令は、平成16年9月13日から施行する。
附 則(平成19年3月20日訓令第3号)
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この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年9月25日訓令第17号)
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この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成28年3月31日訓令第10号)
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この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月28日訓令第4号)
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この告示は、公布の日から施行する。
附 則(令和3年3月26日訓令第2号)
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この訓令は、公布の日から施行する。
別記様式(第33条関係)
審査会諮問通知書