○身延町文書管理規程
(平成16年9月13日訓令第10号)
改正
平成17年3月30日訓令第3号
平成18年3月20日訓令第1号
平成19年3月20日訓令第1号
平成19年9月25日訓令第17号
平成19年11月30日訓令第23号
平成20年3月24日訓令第5号
平成21年3月30日訓令第6号
平成23年8月24日訓令第13号
平成27年3月30日訓令第4号
平成28年3月31日訓令第10号
平成30年3月30日訓令第2号
平成31年3月28日訓令第3号
令和元年5月13日訓令第1号
令和5年9月25日訓令第6号
令和6年3月22日訓令第5号
令和7年3月19日訓令第2号
目次

第1章　総則(第1条－第11条)
第2章　文書の処理
第1節　受領、受付及び配布(第12条－第14条)
第2節　起案、回議、合議及び決裁(第15条－第26条)
第3節　文書の施行等(第27条－第32条)
第4節　文書の整理、保管、保存及び廃棄(第33条－第46条)
第3章　補則(第47条・第48条)
附則

第1章　総則
(趣旨)
第1条　この訓令は、別に定めがあるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(文書の処理及び作成の原則)
第2条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が効率的に処理されるよう努めなければならない。
2　文書は、易しくかつ分かりやすくすることを基本方針として作成しなければならない。
(定義)
第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　所管課　当該文書に係る事案を所掌する課をいう。
(2)　課　身延町行政組織条例(平成16年身延町条例第6号)第1条、身延町役場支所及び出張所設置条例(平成16年身延町条例第7号)第2条、身延町会計管理者の補助組織設置規則(平成19年身延町規則第4号)第1条及び身延町教育委員会事務局の組織に関する規則(平成18年身延町教育委員会規則第1号)第2条に規定する課をいう。
[身延町行政組織条例(平成16年身延町条例第6号)第1条] [身延町役場支所及び出張所設置条例(平成16年身延町条例第7号)第2条] [身延町会計管理者の補助組織設置規則(平成19年身延町規則第4号)第1条] [身延町教育委員会事務局の組織に関する規則(平成18年身延町教育委員会規則第1号)第2条]
(3)　課長　前号に規定する課の長をいう。
(4)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録。以下同じ。)。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これに類するもの及び歴史的若しくは文化的な資料は学術研究用の資料として特別の管理がされているものを除く。
(5)　ファイル　文書又は文書の集合体をいう。
(6)　文書管理システム　電子計算組織を用いて、文書及びファイルに関する情報を登録し、文書の発生から保存、廃棄までを管理するためのシステムをいう。
(7)　保管　活用頻度の高い文書やファイルを、所管課において管理することをいう。
(8)　保存　活用頻度の低下した文書やファイルを、総務課に移管し書庫等において管理することをいう。
(9)　保存期間　ファイルの完結から廃棄するまでの期間をいう。
(10)　供覧　配布を受けた文書が、それに基づいて処理又は指示を要しない場合に、参考までに上司又は関係者の閲覧に供することをいう。
(11)　回覧　ある事柄が複数の課に関係している場合に、逐一通知文を送る代わりに、1通の文書で済ますこと又は課内の関係者に参考までに閲覧に供することをいう。
(総務課長の職責)
第4条　総務課長は、文書の処理その他文書に関する事務が円滑に行われるよう管理し、及び統制しなければならない。
(課長の職責)
第5条　課長は、課内の文書について、その処理を監督し、自己の責任において処理しなければならない。
(文書管理責任者)
第6条　所管課に文書管理責任者を置く。
2　文書管理責任者は、課内の庶務を担当するグループリーダー(以下「リーダー」という。)をもって充てる。
3　文書管理責任者は、次の事務を処理するものとする。
(1)　文書の審査に関すること。
(2)　文書の収受及び配布に関すること。
(3)　文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4)　文書管理システムに関すること。
(5)　前各号に掲げるもののほか、文書事務の適正な処理及び管理に関すること。
第7条　削除
(文書の種類)
第8条　文書の種類は、別表第1のとおりとする。
[別表第1]
(文書の書き方)
第9条　文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1)　口語体により、常用漢字及び現代仮名遣いを用い、その事案の内容を的確、平易かつ簡明に表現すること。
(2)　文字は、かい書で明確に書くこと。
(3)　筆記は、ペンその他容易に消失しないものによること。
2　文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。
(1)　法令の規定により様式を縦書きと定められたもの
(2)　他の官公庁が縦書きと定めたもの
(3)　表彰状、感謝状、賞状その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの
(4)　式辞、祝辞その他これらに類するもので縦書きが適当と認められるもの
(5)　前各号に掲げるもののほか、総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの
(文書の記号及び番号)
第10条　文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付けなければならない。
(1)　条例、規則、告示、訓令及び訓の記号は、それぞれ「身延町条例」、「身延町規則」、「身延町告示」、「身延町訓令」及び「身延町訓」とし、番号は、その区分ごとに法令番号簿(様式第1号)によること。
(2)　前号に規定する法令に係る告示以外の告示の記号は、「身延町一般告示」とし、番号は、法令番号簿によること。
(3)　指令、達及び諮問の記号は、それぞれ「身延町指令」、「身延町達」及び「身延町諮問」の文字を別表第2に定める記号の前に冠したものとし、番号は、文書管理システムによるものとする。
[別表第2]
(4)　経由文書の記号は、「身延町経由」の文字を別表第2に定める記号の前に冠したものとし、番号は、文書管理システムによるものとする。
[別表第2]
(5)　一般文書の記号は、別表第2に定める記号とし、番号は、文書管理システムによるものとする。なお、軽易な文書は、番号を省略し、号外、事務連絡とすることができる。
[別表第2]
第11条　削除
第2章　文書の処理
第1節　受領、受付及び配布
(文書の受領及び配布)
第12条　到達した文書は、総務課長が受領するものとする。ただし、直接所管課に到達した文書については、所管課長が受領するものとする。
2　総務課長は、前項の規定により文書を受領したときは、次に定めるところにより処理するものとする。
(1)　文書は、配布先が特定できるもの及び親展のものは開封せずに、その他のものは開封の上、配布先を確認し、所管課(町長又は副町長あての文書にあっては総務課、会計管理者あての文書にあっては会計課、教育長あての文書にあっては学校教育課、課長等あての文書にあっては担当課)に配布すること。
(2)　書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便の役務のうち書留郵便に準ずるものとして町長が定めるもの等(以下「書留等」という。)で到着した文書並びに訴訟、不服申立てその他到着日時が権利の取得、変更又は喪失に関係する文書その他総務課長が重要と認める文書にあっては、書留等受付簿(様式第2号)に必要事項を記入し、所管課に配布して受領印を徴すること。
3　総合行政ネットワーク(地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。)の電子文書交換システム(以下「電子文書交換システム」という。)により交換される文書を受信した場合は、総務課長が別に定めるところにより、速やかに処理するものとする。
4　第2項の規定にかかわらず、当日配布できない文書については、封筒等の余白に受付印(様式第3号)を押し、所管課に配布するものとする。
5　2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。
6　総務課長は、郵便料金の未払又は不足の文書が到達したときは、公務に関すると認められるものに限り、必要な料金を支払って、これを受領することができる。
(電話等による収受)
第12条の2　電話又は口頭により受けた重要な事項は、その要領を記録するものとする。この場合においては、次条第1項の規定を準用する。
(所管課における文書の収受)
第13条　第12条の規定により所管課に配布された文書及び直接所管課に到達した文書の収受は、次に定めるところにより行うものとする。
[第12条]
(1)　文書は、直ちに開封し、当該文書の余白に収受印(様式第4号)を押すとともに、文書管理システムに登録すること。ただし、軽易な文書は文書管理システムに登録することを省略できる。
(2)　経由文書にあっては、経由日付印(様式第5号)を押すとともに、文書管理システムに登録すること。
(3)　刊行物、ポスター、新聞、雑誌その他これに類する文書及び所管課長があらかじめ指定する定例又は軽易な文書は、第1号の規定にかかわらず、収受印の押印及び文書管理システムに登録することを省略することができる。
(4)　配布を受けた文書に当該所管課の所掌に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。
(5)　電子メール及びファクシミリにより受領した文書にあっては、第1号から前号までの規定の例により処理するものとする。
(執務時間外に受領した文書等の処理)
第14条　執務時間外に到達した文書の取扱いは、当直員が次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1)　書留等は、当直用受付印を押印し、書留等受付簿(宿日直用)に必要事項を記入した後一括して保管し、その当直時限後直ちに総務課又は次番員に引き継ぐものとする。
(2)　前号に掲げる処理をした文書のうち至急文書は、所管課長に連絡し、処理方法の指示を受けるものとする。
(3)　前2号に掲げる文書に該当しない文書は、一括して保管し、その当直時限後直ちに総務課又は次番員に引き継ぐものとする。
第2節　起案、回議、合議及び決裁
(事務処理の原則)
第15条　課長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する職員に処理方針及び処理期限を示し、速やかに処理させなければならない。
2　文書の処理を命ぜられた職員は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置を講じなければならない。
(起案)
第16条　文書の起案は、起案用紙(様式第6号)を用いることを原則とする。
2　文書の起案は、文書管理システムを利用して作成及び電子決裁によることができるものとする。
3　起案者は、起案文書に必要事項を記入し、記名押印しなければならない(電子決裁の場合を除く。)。
4　起案者は、身延町事務決裁規程(平成16年身延町訓令第9号。以下「事務決裁規程」という。)別表第1から別表第3までに規定する専決事項の定めるところにより、あらかじめ不用と認められる決裁欄の区分を抹消して、決裁区分を明確にしなければならない。
[身延町事務決裁規程(平成16年身延町訓令第9号。以下「事務決裁規程」という。)別表第1] [別表第3]
(供覧等)
第17条　前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧し、又は回覧することによって完結するものであるときは、文書管理システムに登録し、回覧処理するものとする。
(起案に当たっての注意)
第18条　起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1)　標題を簡潔に付し、結論を先にし、箇条書きにする等留意の上、文字は明りょうに書き、文書は一読して理解することができるよう平易かつ簡明なものとすること。
(2)　関係事案は、支障のない限り、一括して起案すること。
(3)　起案が文書に基づくときは、当該文書を添えること。
(4)　事案が重要又は異例なものであるときは、準拠法令、事実の調査結果、前例その他参考事項を記載し、及び関係書類を添付し、起案の根拠理由を明らかにすること。
第19条　削除
(回議)
第20条　起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者の決裁を受けなければならない。
(合議)
第21条　他の課に関係のある事案は、所管課長の決裁を経て、当該関係課に合議しなければならない。
2　合議を受けた課長において異議があるときは、所管課長と協議し、なおその意見が一致しないときは、上司の指示を受けなければならない。
(総務課長への合議)
第22条　起案書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。
(1)　条例、規則及び訓令の制定改廃に関するもの
(2)　告示及び公告に関するもの
(3)　審査請求に関するもの
(4)　訴訟に関するもの
(5)　疑義にわたる法規の解釈、適用等法規上問題となるもの
(6)　町議会に提出する議案、報告、資料等に関するもの
2　総務課長は、前項第1号又は第5号の規定により合議を受けた場合で必要と認めるときは、これを身延町法令審査委員会の審査に付議しなければならない。
(代決)
第23条　回議又は合議において、職務権限を有する者が不在のとき、又は事故のため事務決裁規程に規定する当該職務権限を有する者の職務を代行することができる者が代決するときは、「代」と記載して代決することができる。
(重要文書の持ち回り)
第24条　回議又は合議において、急を要する文書、秘密を要する文書、説明を要する文書又は重要若しくは異例に属する文書は、事務担当者自ら持ち回りしてこれを行うことができる。
(起案内容の訂正)
第25条　起案書の記載内容のうち用字、用語、文体等の表記上の訂正を除き、起案の内容を訂正したときは、その旨を起案者に連絡し、又は訂正した者の氏名を当該訂正箇所に記載しなければならない。
2　起案の内容が著しく訂正されたときは、起案者において回議し、又は合議した関係者に当該起案書を回覧し、又はその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃案になった場合も、同様とする。
(決裁年月日の記入)
第26条　決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁責任者又は起案者において、所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。
第3節　文書の施行等
(文書の施行)
第27条　原議は、特別の理由があるときを除くほか、直ちに浄書その他の手続を経て施行しなければならない。
(浄書)
第28条　浄書を要する文書は、所管課において浄書するものとする。
2　浄書が終わった文書は、原議と照合しなければならない。
(文書の発信者名)
第29条　文書の発信者名は、権限を有する者の名を用いなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、簡易な往復文については、副町長名又は課長名を用いることができる。
3　前2項の規定にかかわらず、証票類等については町名を、事務連絡的な軽易なものについては課名又はグループ名を用いることができる。
4　文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。
(事務担当者の表示)
第30条　発送する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の所属、職、氏名、電話番号等を表示するものとする。
(公印及び割り印)
第31条　施行する文書は、身延町公印規程(平成16年身延町訓令第14号)に定めるところにより、公印を押印するものとする。ただし、次に掲げるものについては、公印を省略するものとする。
[身延町公印規程(平成16年身延町訓令第14号)]
(1)　対外的な往復文書で、定例又は軽易なもの
(2)　課の間で往復する内部の文書
(3)　案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文
(4)　祝辞、弔辞その他これらに類する文書
(5)　ファクシミリ又は電子メールシステムの利用による文書
2　契約書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづり目に、当該文書に押印した公印を双方にかけて割り印しなければならない。
3　電子文書交換システムにより施行する文書には、公印の押印に代え、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名を付さなければならない。
(文書の発送)
第32条　文書の発送は、所管課で直接発送をする必要がある場合を除き、総務課で行うものとする。
2　所管課で、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により文書を発送しようとするときは、当該文書を次に掲げる区分により、総務課に提出しなければならない。ただし、急を要する文書その他特別の理由のある文書は、その都度所管課で発送するものとする。
(1)　郵便料金計器別納による場合　郵送しようとする日の午後3時までに、郵便料金計器により文書の封筒に印影を表示させること。
(2)　料金後納郵便扱いによる場合　発送する同一種かつ同計量の文書が多量にある場合は通数等を明らかにし、事前に知らせること。
3　前項本文の場合において、書留等その他特殊な取扱いによるものは、その旨を明示するものとする。
4　郵送による発送は、料金計器別納又は料金後納郵便扱いにより行うものとする。ただし、特別の理由のある場合は、この限りでない。
5　総務課長は、料金後納郵便扱いにより文書を発送する場合は、料金後納郵便物差出票(様式第7号)を備え、必要な事項を記入して郵便局に送付するものとする。この場合において、料金後納郵便扱いにより発送した文書の種別、通数、料金等を課ごとに明らかにしておかなければならない。
6　前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書は、ファクシミリ又は電子メールシステムの利用により所管課で発信することができる。
7　電子文書システムにより施行する文書は、総務課長が別に定めるところにより処理するものとする。
8　所管課長は、発信文書の内容が緊急を要するときその他必要があると認めるときは、所管課の職員に持参させることにより発送することができる。
第4節　文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書の整理等の原則)
第33条　文書は、文書分類表(第36条に規定する文書分類表をいう。)に基づき分類し、及び整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。
(完結文書と未完結文書の区分)
第34条　文書は、処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)と未完結文書を明確に区分して整理しなければならない。
(完結文書の年度区分及び整理方法)
第35条　完結文書は、その完結した日の属する年度ごと(年度ごとに区分することが適当でないものは暦年ごと)に整理しなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、必要があると認めるときは、数年度分(年度ごとに区分することが適当でないものは数年分)の文書をまとめて整理することができる。
3　完結文書は、その形態に合ったファイリング用品に整理しなければならない。
(文書分類表)
第36条　総務課長は、文書分類表を変更する必要が生じたときは、直ちに当該文書分類表を修正しなければならない。
2　総務課長は、前項の規定により文書分類表を修正したときは、所管課長に通知しなければならない。
(保存種別及び保存年限)
第37条　完結文書の保存種別及び保存年限は、次に定める区分とし、別表第3の保存年限基準表に基づき、所管課長がこれを定めるものとする。
[別表第3]
(1)　第1種　長期(30年ごとの見直し)
(2)　第2種　10年
(3)　第3種　5年
(4)　第4種　3年
(5)　第5種　1年
(6)　第6種　事務処理上必要な1年未満の期間
2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。
3　課長は、保存年限を決定するに当たっては、利用度及び重要性を考慮し、必要最小限の年数にするように留意しなければならない。
4　保存期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(完結文書の保管)
第38条　完結文書で保存を必要とするものは、事案の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算し1年間執務室で保管するものとする。
(保存文書の移管)
第39条　所管課長は、保管期間が経過した文書に文書管理システムにて作成した文書移管リストを添えて、毎年度総務課長が別に定める日までに移管しなければならない。ただし、電磁的記録並びに保存期間が1年以内の文書については、この限りでない。
2　前項本文の規定にかかわらず、保管期間が経過した文書のうち特に執務上必要があるものについては、必要な期間所管課において保管することができる。この場合において、所管課において保管する必要がなくなったときは、所管課長は速やかに文書移管リストを添えて総務課長に移管しなければならない。
3　総務課長は、移管を受けた文書を適当な区分により整理し、所定の保存期間書庫に保存しなければならない。
(文書の引継ぎ)
第40条　課長は、分掌事務の異動等に伴い、他の課から文書を引き継いだときは、文書引継表(様式第8号)を作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。
(文書の閲覧等)
第41条　文書は、法令等の定める場合を除き、職員以外の者に閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、町長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持ち出し)
第42条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を管理する課長の許可を得たときは、この限りでない。
(書庫の管理)
第43条　本庁書庫は、総務課長が管理する。また、それ以外の書庫は、所管課長が管理する。
2　書庫内は、常に清潔を保ち、湿気の進入を防ぎ、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。
3　保管及び保存文書は、毎年1回以上整理を行い、虫害その他による汚損を予防しなければならない。
(保存文書の借覧)
第44条　保存文書を借用し、又は閲覧しようとする職員は、保存文書閲覧・貸出簿(様式第9号)に所要事項を記入し、総務課長の承認を得なければならない。
(保存文書の廃棄)
第45条　総務課長は、保存文書が所定の保存期間を経過したときは、その文書を廃棄するものとする。ただし、保存期間経過後、所管課より保存期間延長の申し出のあった文書については、総務課長と協議の上、保存期間を延長できるものとする。
2　総務課長は、保存期間中の文書であっても、制度改正等により保存期間を変更する必要があると認めたときは、所管課長と協議の上その文書の保存期間を変更し、又はその文書を廃棄することができる。
(歴史的価値を有する文書の保存等)
第46条　前条の規定により廃棄すべき文書(以下「廃棄文書」という。)のうち歴史資料として価値を有すものの取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
2　廃棄文書で図書館その他から申込みのあったものについては、これを寄贈することができる。
第3章　補則
(文書の書式及び用例)
第47条　文書の書式及び用例は、別表第4のとおりとする。
[別表第4]
(その他)
第48条　この訓令の施行に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。
附　則
(施行期日)
1　この訓令は、平成16年9月13日から施行する。
(経過措置)
2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の下部町文書管理規程(昭和45年下部町訓令甲第3号)、中富町文書管理規程(平成14年中富町規程第5号)又は身延町文書管理規程(昭和62年身延町訓令第4号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。
附　則(平成17年3月30日訓令第3号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附　則(平成18年3月20日訓令第1号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附　則(平成19年3月20日訓令第1号)
(施行期日)
1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2　この訓令の施行の際現に保存されている助役に関する文書の取扱いについては、なお従前の例による。
附　則(平成19年9月25日訓令第17号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附　則(平成19年11月30日訓令第23号)
この訓令は、平成19年12月1日から施行する。
附　則(平成20年3月24日訓令第5号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附　則(平成21年3月30日訓令第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附　則(平成23年8月24日訓令第13号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附　則(平成27年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附　則(平成28年3月31日訓令第10号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附　則(平成30年3月30日訓令第2号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附　則(平成31年3月28日訓令第3号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附　則(令和元年5月13日訓令第1号)
(施行期日)
1　この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2　この訓令の施行の際現にある改正前の様式により使用されている書類については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附　則(令和5年9月25日訓令第6号)
この訓令は、令和6年1月1日から施行する。
附　則(令和6年3月22日訓令第5号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附　則(令和7年3月19日訓令第2号)
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
別表第1(第8条関係)
文書の種類
1　一般文書(1)　往復文書ア　照会　相手方に対して一定の事実、意見等について問い合わせるもの
イ　回答　照会、依頼又は協議等に対して応答するもの
ウ　協議　相手方の同意を求めるもの
エ　通知　一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの
オ　依頼　相手方に対して一定の行為を求めるもの
カ　送付　物品又は書類を相手方に送り届けるもの
キ　報告　一定の事実について、その経過を特定の相手方に知らせるもの
ク　届出　一定の事実について届出るもの
ケ　申請　許可、認可、承認、交付その他一定の行為を求めるもの
コ　願い　一定の事項について願い出るもの
サ　進達　経由文書を上級機関に取次ぐもの
シ　副申　許可、申請書等を進達する場合に、経由機関が意見を述べるもの
ス　勧告　法令等に基づき一定の行為をすること又はしないことを相手方に勧めるもの
セ　諮問　一定の機関に対して調査若しくは審議を求め又はそれに基づく意見を求めるもの
ソ　答申　諮問を受けた機関等がその諮問事項について意見を述べるもの
タ　建議　諮問を受けた機関等がその属する行政機関又はその他関係機関に対して将来の行為に関し意見を述べるもの
(2)　内部文書ア　復命　上司から命ぜられた出張及び会議等の結果について報告するもの
イ　事務の引継ぎ　職員が退職、配置換え等になった場合に担当事務の処理顛末を後任者に引継ぐもの
(3)　儀礼文書ア　書簡文　依頼状、礼状、案内状等で私文書形式により発するもの
イ　あいさつ文　式辞、祝辞、答辞、告辞、弔辞等
ウ　表彰文　表彰状、感謝状、賞状
(4)　その他文書ア　請願　損害の救済、公務員の罷免、法律、命令又は規則に制定、廃止又は改正その他の事項に関し、行政機関に対して希望を述べるもの
イ　陳情　行政機関に対して希望を述べるもの
ウ　証明　特定の事実、法律関係その他の存否を公に認識する旨の表示をするもの
エ　要綱　事務を処理するにあたっての基本となる事柄をまとめたもの
オ　要領　事務を処理するにあたっての具体的な処理基準など事務を処理する上での手続きをまとめたもの
カ　会議録・議事録　会議の次第、出席者、内容等を記載して、会議の経過を記録するもの
2　公示文書(1)　告示　町長が法令の定める事項又は処分若しくは決定した事項等を広く町民一般に公示する場合に発するもの
(2)　公告　一定の事項を特定の個人又は一般に公示するもので告示以外のもの
3　令達文書(1)　訓令　町長が職務運営上の基本的事項等について所管の機関又は職員に対し全般的に命令する場合に発するもの
(2)　訓　町長が所管の機関又は職員に対し個別的に命令する場合に発するもの
(3)　指令　町長が許可の申請、願い等に対し諾否の意思表示をする場合に発するもの
(4)　達　町長が権限に基づいて特定の団体又は個人に対し命令する場合に発するもの
(5)　通達　町長が権限に基づいて特定の団体又は個人に対し命令する場合に発するもの
(6)　依命通達　達事項を命令権者の命を受けて、その補助職員が自己の名で通達するもの
4　契約文書一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意思の合意の内容を明らかにした書面
5　法規文書(1)　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの
(2)　規則　地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
別表第2(第10条関係)
記号
課名等文書記号
総務課身総
企画政策課身企
交通防災課身交
財政課身財
税務課身税
町民課身町
福祉保健課身福
子育て支援課身子
観光課身観
産業課身産
建設課身建
土地対策課身土
環境課身環
施設整備課身施
下部支所身支下
身延支所身支身
会計課身会
議会事務局身議
教育委員会学校教育課身教学
生涯学習課身教生
公営企業上下水道課身公水
農業委員会身農委
選挙管理委員会身選委
公平委員会身公委
監査委員身監委
固定資産評価審査委員会身固委
別表第3(第37条関係)
保存年限基準表
保存年限文書の種類例示
長期(30年ごとの見直し)1　行政区域に関する文書町の区域、合併、分離、統合その他町の存立の基本に関する文書
2　行政事務の重要施策に関する文書主要な施設の設置、路線の認定その他制度的変更を伴う重要施策に関する文書
事務事業の指針又は将来の例証となる文書
新たに起こった主要な事務事業に関する文書
当年度の事務の概要に関する文書
3　例規、令達等に関する文書条例、規則等の制定・改廃原議書
告示原本
訓令
4　町議会の議案及び議事に関する文書会議録、会議結果報告書
5　採用、退職、分限処分、懲戒処分、年金等の裁定、職員団体との交渉等人事管理の基本に関する文書職員名簿、採用試験に関する文書、任用履歴書、昇任及び昇格に関する文書、配置換えに関する文書
分限懲戒に関する文書
職員団体との交渉に関する文書
6　行政事務執行上必要な統計資料に関する文書町勢要覧、各種統計書、人口動態調査結果書、国勢調査結果書
7　町長及び副町長の事務の引継ぎに関する文書法令に基づく事務の引継ぎ書
8　叙位、叙勲、表彰、褒賞等の事案に係る文書で、将来の例証となるもの
9　審査請求、訴訟等に関する事案に係る文書で、将来の例証となるもの審査請求、訴訟等に関する文書
賠償に関する文書
10　町及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係する文書財産に関する権利の得失及び貸借に関する文書
土地、建物等の取得、処分、交換、貸借等に関する文書で、権利義務に直接関係するもの
11　予算、決算等の財務に関する重要文書予算書及び予算説明書の原本、決算書及び決算説明書の原本
起債償還台帳、長期債の借入償還に関する文書
12　前各号に掲げるもののほか、長期の保存を必要とする文書法令等の規定により11年以上保存を要するものは、その期限まで
10年1　行政事務の施策に関する文書内容の効力(任期、適用期間等)上、10年保存の必要なもの及び所管課において主要な業績と判断するもの
附属機関委員の任免に関する文書
国又は県に対する陳情又は請願に関する文書で重要なもの
補助金・負担金に関する文書で重要なもの
施設の管理運営の基本となる文書
2　人事、給与等に関する文書非常勤職員・嘱託員の採用その他の人事に関する文書
3　行政執行上参考となる統計資料に関する文書行政執行上集計した統計類又は実績を評価した報告書等
4　前3号に掲げるもののほか、10年保存を必要とする文書町に対する陳情及び請願に関する文書で重要なもの
5年1　一般行政事務の施策に関する文書内容の効力(任期、適用期間等)上、5年保存の必要なもの
国又は県に対する陳情又は請願に関する文書
補助金・負担金に関する文書
委託契約・工事請負契約書
2　予算、決算等の財務に関する基本となる文書収入執行伺、経費執行伺の原本
3　金銭の出納に関する証拠書類調定兼収入通知表、領収済通知書、領収書原符、領収証書、支出命令書
4　町税等各種公課に関する文書
5　町議会の議案及び議事に関する文書議案原議、議決送付書、町議会提出資料
6　前各号に掲げるもののほか、5年保存を必要とする文書町に対する陳情、請願及び要望に関する文書
3年1　予算、決算等の財務に関する一般文書予算差引票、予算流用・予備費充用兼予算配当票、予算配当書
2　会計経理に関する一般文書領収書綴受払簿、歳入歳出外現金整理簿、資金前渡整理簿、歳入簿、歳出簿
3　人事及び給与に関する文書時間外勤務命令簿
4　一般往復文書で将来の例証となるもの
1年1　軽易な一般往復文書共通的又は一時的な事務事業に係るもので各課に通知され、又は送付された一般往復文書
所管課から送付された本書の控え、写し等
照会に対する回答、内申等の補助的文書、
供覧文書
2　文書の受付及び発送に関する文書文書発送簿、文書受付簿、郵便切手受払簿
3　前2号に掲げるもののほか、1年保存を必要とする文書予算見積書等編成資料
保存不要の文書供覧等の事務処理後目的を達成したときは、直ちに廃棄する文書図書、物品等のあっせんに係る文書
催物、行事、会議等を不特定多数に周知させるものに係る文書
あいさつ状、案内状等供覧することにより、目的が達成される文書
その他軽易な文書で上記に準ずるもの
備考　この基準の対象となる文書は、原本又は原議であり、コピーその他の複製文書は、原則として含まない。
別表第4(第47条関係)
書式及び用例
　　
　　

様式第1号(第10条関係)
法令番号簿

様式第2号(第12条関係)
書留等受付簿

様式第3号(第12条関係)
受付印

様式第4号(第13条関係)
収受印

様式第5号(第13条関係)
経由日付印

様式第6号(第16条関係)
起案用紙

様式第7号(第32条関係)
料金後納郵便物差出票

様式第8号(第40条関係)
文書引継表

様式第9号(第44条関係)
保存文書閲覧・貸出簿